Algemene voorwaarden v1.1
1. Definities
- 'Snapfactory': (TM beschermd onder Benelux merkregistratie) is de handelsnaam voor de photobooth en aanverwante activiteiten van Elotech VOF, met maatschappelijke zetel en vestigingsadres aan de Urselweg 50 g te B-9990 Maldegem, KBO/BTW 0719.502.943, (hierna genoemd: «Snapfactory ») (e-mail: info@snapfactory.be)
- ‘Klant’: de natuurlijke persoon (handelend als meerderjarige consument (+18 jaar) (B2C) dan wel als professioneel (B2B, bv. eenmanszaak geregistreerd in KBO) dan wel de rechtspersoon (bv. BV, NV, CV of vzw) (B2B)), wordt hierna aangeduid als Klant. De officiële contactgegevens van de Klant (zoals adres, telefoonnummer, contactpersoon en e-mailadres) alsook elke wijziging daarvan moeten bij de eerste contactname eenmalig door de Klant via het Klantenportaal of per e-mail aan Snapfactory worden meegedeeld.
- 'photobooth’: een mobiele digitale fotostudio in origineel houtdesign ontworpen door Snapfactory die bestaat uit een interactieve zuil met een professionele camera, interactieve bedieningconsole, beeldscherm, en een fotoprinter en accessoria (kabels, optioneel achtergrondscherm…). Elke gebruiker kan gemakkelijk met touchscreenbediening zelf een foto maken van zichzelf en andere nabije personen. De foto’s zijn meteen op het scherm te zien. De photobooth is universeel geschikt voor, feesten, evenementen, bedrijfsfeesten, teambuildings, recepties, beurzen, kinderfeestjes vrijgezellenfeesten, bruiloften, jubilea etc.
- ‘Werken’: foto’s of andere grafische producten die de photobooth in opdracht van de Gebruikers heeft gemaakt, hetzij fysiek afgedrukt of in digitaal formaat waarin het materiaal wordt aangeleverd met vaste technische specificaties eigen aan de photobooth en printer.
- ‘Gebruiker’: elke persoon die de Snapfactory photobooth (nl. de eventorganisator of zijn personeel op locatie, genodigde gasten, bezoekers of toeschouwers…) actief (door het toestel te bedienen en instellingen te verrichten) en/of passief (door op een beeldopname te verschijnen) gebruikt.
- ‘Website’: www.snapfactory.be met een beschrijvende uitleg van alle dan huidig geldende aanbiedingen en prijszettingen en met een directe reservatieaanvraagtool (bestaande uit een digitaal invulformulier en bevestigingsknop “Bevestiging reservering” met aanvaarding van deze Algemene Voorwaarden) voor elke potentiële Klant; eens de Overeenkomst tot stand komt, verloopt de verdere afwikkeling van elke huurtransactie daarna uitsluitend per uitwisseling van e-mail tussen Snapfactory en Klant.
- ‘Overeenkomst’: door Klant ondertekende offerte-bestelling of bij gebreken daaraan de door Klant betaalde (voorschot)factuur (zie art. 4 onder), die zonder enige voorbehoud verwijst naar de eerder aanvaarde Algemene Voorwaarden.
2. Toepasselijkheid van Algemene Voorwaarden
- Deze Algemene Voorwaarden zijn van rechtswege van toepassing op en maken deel uit van alle offertes, aanbiedingen, bestellingen, dienstverleningen, facturen en alle Overeenkomsten, ongeacht hun vorm (schriftelijk, elektronisch (via Website en/of per e-mail,...), direct of indirect verband houdende met door Snapfactory aangeboden fysieke en /of virtuele diensten. De Algemene Voorwaarden maken integraal en zonder enig voorbehoud vanwege de Klant deel uit van de contractuele relatie tussen Partijen. Deze Algemene Voorwaarden vervangen in principe alle voorgaande mondelinge of schriftelijke voorstellen, beloftes, afspraken of mededelingen met betrekking tot het voorwerp van de specifieke Overeenkomst. Afwijken van deze Algemene Voorwaarden kan alleen als dat uitdrukkelijk én schriftelijk door Partijen is overeengekomen.
- De Website biedt de Klant de mogelijkheid om diensten online te bestellen. Deze Algemene Voorwaarden zijn ook onverkort van toepassing op het online aanbod (bestaande uit fysieke of virtuele diensten) en op elke online (via click-button) en/of e-mail bestelling die de Klant op afstand plaatst bij Snapfactory. Aanbod is uitsluitend gericht op eventlocaties in België (voornamelijk regio’s Vlaanderen en Brussel); dit behoudens uitdrukkelijke afwijking waartoe in bepaalde individuele gevallen door Snapfactory beslist kan worden.
- Eventuele eigen algemene voorwaarden of andere inkoopvoorwaarden van de Klant zijn niet geldig en worden door Snapfactory uitdrukkelijk uitgesloten.
- Snapfactory behoudt zich het recht voor haar Algemene Voorwaarden te allen tijde te wijzigen en/of aan te vullen. Ingeval van wijziging en/of aanvulling brengt Snapfactory de nieuwe tekst ter kennis van de Klant en/of online via de Website. Bij gebreke aan schriftelijk protest binnen de veertien dagen na kennisgeving van de nieuwe tekst, wordt de Klant geacht te hebben ingestemd met de nieuwe tekst en bindt deze de Klant voor de toekomst. Dit geldt niet ten aanzien van reeds voordien gesloten Overeenkomsten.
3. Reservatieaanvraagtool en gegevens van Klant
De reservatieaanvraagtool is bereikbaar via de Website op de pagina bookings.snapfactory.be en de Klant kan daar zelf zijn reservatieaanvraag indienen.
Elke potentiële Klant is verplicht om eenmalig bij een eerste reservatieaanvraag een account via de reservatieaanvraagtool aan te maken met zijn/haar officiële contactgegevens (zoals officieel adres, telefoonnummer, contactpersoon en e-mailadres, evt. btw nummer); ook elke wijziging daarvan moeten onmiddellijk door de Klant aan Snapfactory worden meegedeeld. Het voorgaande geldt ook ingeval de Klant daarnaast optioneel ook een tijdelijke uitnodigingswebsite bij Snapfactory bestelt (zie onder).
Klant blijft zelf verantwoordelijk voor het bewaren van de vertrouwelijkheid van zijn accountgegevens en voor het verhinderen van de toegang door derden, en hij/zij stemt ermee in de verantwoordelijkheid te aanvaarden voor alle activiteiten die plaatsvinden onder zijn/haar account.
Partijen aanvaarden voorafgaandelijk het gebruik van de Website (inclusief click-button) en van e-mail(adressen) als rechtsgeldige manier voor het contracteren en de communicatie tussen Partijen, m.i.v. digitale kennisgeving en kennisname conform art. I.5 NBW. Snapfactory zal alle uitgewisselde gegevens en bewijsmiddelen (inclusief logbestanden) kunnen gebruiken.
Indien een potentiële Klant een reservatieaanvraag i.p.v. via de Website eerst telefonisch aan Snapfactory doorgeeft, dan ontvangt Klant spoedig daarna een e-mail met hierin een gepersonaliseerde URL-link naar bookings.snapfactory.be om de deels vooraf ingevulde aanvraag zelf te vervolledigen en via bevestigingsknop “Bevestiging reservering” akkoord te gaan met alle daarin verwezen voorwaarden (m.i.v. van de geldende prijs).
Ook alle reservatieaanvragen voor onze dienstverlening die indirect via derde websites (zoals bv. photobooth-huren.be) bij Snapfactory digitaal toekomen, zullen op voorgaande wijze afgehandeld worden. Snapfactory kan echter nooit voor het opereren en de inhoud van zulke derde websites. verantwoordelijk zijn en de eventuele daar door deze derde partij geldende eigen voorwaarden zijn nooit tegenstelbaar aan Snapfactory in haar relatie met enige doorverwezen potentiële Klant.
4. Reservatieaanvraag – offerte – (voorschot)betaling
Enkel de in de reservatietool opengestelde verhuurdata op de Website kunnen door de Klant voor reservatie aangevraagd worden. Door het doen van een reservatieaanvraag via de Website komt er nog geen juridisch bindende Overeenkomst tot stand. De reservatieaanvraag moet gezien worden als verzoek tot meer informatie gericht aan Snapfactory.
Elke eventuele uitgaande offerte van Snapfactory is slechts 25 dagen geldig, en zelfs korter geldig is tot 2 werkdagen voor de beoogde eventdatum indien er binnen minder dan de 25 dagen voordien een late reservatieaanvraag wordt ingestuurd (*). Een offerte moet door Klant gescande handtekening of elektronisch ondertekend per email teruggezonden worden aan info@snapfactory.be via het digitaal ondertekenen.
Een Overeenkomst komt pas tot stand nadat een concrete offerte op maat voor een welbepaalde datum/tijdsslot uitgaande van Snapfactory en verwijzend naar deze Algemene Voorwaarden, door de Klant rechtsgeldig ondertekend en per e-mail Snapfactory daadwerkelijk bereikt heeft ter kennisname gevolgd door finale inboeking door Snapfactory in het intern reservatiesysteem. Klant ontvangt hierna binnen 1 werkdag een finale bevestigingse-mail.
(*) Uitzondering voor laattijdige reservatieaanvragen (minder dan 7 kalenderdagen voor eventdatum): ingeval van een “last minute” reservatieaanvraag d.w.z. minder dan 7 kalenderdagen voor een nog beschikbare datum/tijdsslot (bv. per e-mail of telefonisch), is Snapfactory niet meer verplicht om eerst een offerte voor ondertekening aan de Klant te bezorgen, maar ontvangt de Klant onmiddellijk bij de bevestigingse-mail een conforme factuur (verwijzend naar de concrete reservatie en deze Algemene Voorwaarden); hierdoor komt er aldus van rechtswege een Overeenkomst tussen de Partijen tot stand; de Klant is bijgevolg verplicht om het volledige bedrag onverwijld d.w.z. uiterlijk één werkdag vóór de datum van het event, via een flitsbetaling/instantoverschrijving aan Snapfactory over te maken.
Scenario 1: plaatsing van reservatie meer dan 30 dagen vóór de beoogde eventdatum
Bij het plaatsen van de reservatie door Klant meer dan 30 dagen vóór de beoogde eventdatum zal aldus gevraagd worden om verplicht een voorschot van minimaal 100 Euro te betalen en de Klant heeft 7 werkdagen tijd na de voorlopig bevestigde reservatieaanvraag om het voorschot te betalen. Klant mag er ook voor kiezen de betaling volledig al te voldoen vanaf het moment van indiening van het reserveringsverzoek. Zolang minimaal het voorschotbedrag niet effectief op de bankrekening van Snapfactory betaald is, staat de beoogde reserveringsdatum enkel ‘in optie’ en kan de reservatie pas finaal na ontvangst van het voorschot binnen 1 werkdag door Snapfactory bevestigd worden.
Van zodra Snapfactory minstens dit voorschot ontvangen heeft, wordt de reservatie bevestigd en ligt de datum voor Klant vast. Als de Klant de (voorschot)betaling niet binnen deze gestelde termijnen voor de datum van het evenement van de Klant doet, verliest de Klant automatisch de beoogde reservatiedatum.
Zolang de Klant de offerte niet aanvaardt en/of het voorschot niet betaalt, behoudt Snapfactory zich ook het recht voor de Klant te melden dat de gekozen datum/tijdslot niet langer mogelijk is of aan een andere sneller reagerende Klant zal toegewezen zal worden (aangezien bepaalde periodes van het jaar zeer druk bevraagd zijn). Ook in deze gevallen verliest de Klant de beoogde reservatiedatum definitief zonder schadevergoeding door Snapfactory, maar kan er een andere vrije datum aangevraagd worden.
Het resterende verschuldigde bedrag (inclusief eventuele supplementen bv. door verlenging van gebruiksduur, extra afdrukken, etc) dient uiterlijk 7 dagen vóór het evenement zelf volledig te zijn voldaan, tenzij anders vermeld
Scenario 2: plaatsing van reservatie minder dan 30 t.e.m. 8 dagen vóór de beoogde eventdatum
Bij het plaatsen van de reservatie minder dan 30 dagen vóór de beoogde eventdatum zal aldus gevraagd worden om verplicht het volledige verschuldigde bedrag (inclusief eventuele supplementen bv. door verlenging van gebruiksduur, extra afdrukken, etc) uiterlijk 7 dagen vóór het evenement zelf volledig te zijn voldaan, tenzij anders vermeld.
Scenario 3: plaatsing van reservatie minder dan 7 dagen vóór de beoogde eventdatum
Uitzondering voor laattijdige reservatieaanvragen (minder dan 7 kalenderdagen voor eventdatum) is de Klant verplicht om het volledige bedrag conform de ontvangen factuur, onverwijld d.w.z. uiterlijk één werkdag vóór de datum van het event, via een flitsbetaling/instantoverschrijving effectief op Snapfactory’s rekeningnummer over te maken.
Facturatie- en betalingsmodaliteiten
Snapfactory is gerechtigd elektronisch te factureren t.a.v. de Klant. Snapfactory verzendt bericht vanuit het klantenportaal per e-mail naar het e-mailadres dat de Klant opgeeft, waarbij de elektronische factuur gevoegd als bijlage en/of via een link naar keuze in pdf-formaat gedownload kan worden.
Snapfactory aanvaardt betaling uitsluitend in Euro en via overschrijving vermeld op de offerte en/of de factuur. Het is in alle scenario’s aan te raden om een instantoverschrijving/flitsbetaling te gebruiken om bankvertragingen te vermijden.
Bij gebreke aan tijdige betaling zoals hierboven aangegeven (scenario 1 of 2), wordt het verschuldigde bedrag met het oog op de verdere administratieve en buitengerechtelijke invordering van rechtswege en zonder ingebrekestelling vermeerderd met een forfaitair bedrag van tien procent van het betrokken factuurbedrag, met een minimum van 40 Euro, en dit onverminderd het recht om vergoeding te vorderen voor de werkelijke schade (o.m. gerechtelijke invorderingskosten). Snapfactory is eveneens gerechtigd om een nalatigheidsinterest aan Klanten in rekening te brengen, al naargelang het geval, i) voor professionelen (B2B): overeenkomstig de bepaalde interestvoet de uitvoerende K.B. en/of M.B. van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties met ingang vanaf de factuurdatum en dan wel ii) voor consumenten (B2C): aan de wettelijke intrestvoet vermeerderd met een coëfficiënt van thans 10 procent met ingang vanaf de dag van de aangetekende ingebrekestelling; en dit in beide gevallen tot op de datum van volledige betaling. Blijft Klant in gebreke, dan zal Snapfactory zonder verdere waarschuwing tot gerechtelijke invordering kunnen overgaan. De kosten met betrekking tot die invordering (deurwaarderskosten, gerechtskosten (o.m. rolstelling) en rechtsplegingsvergoeding, e.d.m.) komen voor rekening van de Klant
5. Datumwijzigingen & annulering (na finaal bevestigde en/of aanbetaalde reservatie)
Na een finaal bevestigde en/of aanbetaalde reservatie moet elk verzoek voor een eenmalige datumwijziging minstens 30 dagen vóór de oorspronkelijke eventdatum schriftelijk worden ingediend. Een eventuele wijziging is afhankelijk van de op dat moment geldende beschikbaarheid van een photobooth en de ontvangst van een nieuwe offerte/factuur. Als er geen beschikbaarheid is voor de alternatieve datum, worden eventueel ontvangen gelden van de Klant terugbetaald minus 50 Euro administratieve annuleringskosten die op het voorschot ingehouden wordt. Annuleringen van evenementen door de Klant moeten 30 dagen of langer vóór de datum van het evenement zijn ontvangen. Als de Klant minder dan 30 dagen voor de datum van het evenement i) annuleert of ii) om een datumwijziging verzoekt en er geen passende beschikbaarheid is, blijven de tot dan toe verschuldigde gelden onverminderd volledig betaalbaar voor de Klant.
6. Prijszetting
Alle prijzen worden opgegeven in Euro en zijn steeds inclusief btw, tenzij nadrukkelijk anders vermeld staat. Snapfactory mag de prijzen van haar pakketten te allen tijde wijzigen en deze prijzen zullen geldig zijn voor elk nieuwe reservatie, maar niet voor reeds bestaande aanbetaalde reservaties.
7. Huurperiode en Gebruikstermijn
De Huurperiode voor de photobooth gaat in op de afgesproken begintijd en zal eindigen wanneer deze opgehaald wordt. Typisch bedraagt deze periode in totaal 24 uur waarbinnen de photobooth niet aan een derde klant kan worden verhuurd. De Huurperiode omvat, maar is ruimer dan de effectieve Gebruikstermijn op locatie, omwille van de voorbereidende taken (klaarmaken, vervoer naar locatie, opstellen op locatie en ingaande plaatsbeschrijving) vóór en de afsluitende taken ná het gebruik (testen apparatuur, uitgaande plaatsbeschrijving, vervoer weg van locatie, nazorg prints,…) uitgevoerd door Snapfactory.
De Gebruikers kunnen de photobooth gedurende een minimaal aangerekende actieve Gebruikstermijn 8 uur vrij gebruiken, tenzij Snapfactory met een langer gebruik ingestemd heeft mits overeenstemmende proportioneel prijssupplement. Snapfactory programmeert deze Gebruikstermijn vooraf en kan de photobooth ook vanop afstand monitoren en afsluiten. Als de Klant de apparatuur langer gebruikt dan de Gebruikstermijn die is overeengekomen, wordt de overschrijding van de huurtijd aan de Klant gefactureerd tegen het volgende tarief: 35 Euro zbtw per uur. Een kortere gebruiksduur dan de overeengekomen Gebruikstermijn geeft geen recht op prijsvermindering.
Wanneer de Klant de Gebruikstermijn tijdens het event wil verlengen kan men hiervoor een medewerker van Snapfactory contacteren en indien akkoord gegeven door de medewerker daadwerkelijk verlengd worden.; een verlenging kan op dat moment echter niet gegarandeerd worden.
Wanneer er tijdens de Gebruikstermijn minder afdrukken werden gemaakt dan het eventueel in het afgenomen pakket voorziene maximumaantal kunnen achteraf geen bijkomende afdrukken gevraagd worden om alsnog het maximumaantal te verkrijgen. Het pakket inclusief 'onbeperkt printen’ is beperkt tot 350 werkelijke prints ter plaatse in functie van de maximum fotopapiercapaciteit van de fotoprinter op locatie.
Tijdens de Huurperiode op locatie onder zijn controle is de Klant aansprakelijk voor de photobooth. Hij draagt de volle verantwoordelijkheid voor alle risico’s die zich kunnen voordoen (brand, diefstal, eenvoudige verdwijning, beschadiging, ongeval, overmacht, …). De daaruit voortvloeiende minwaarde of schade van de installatie is ten laste van de Klant en/of zijn verzekering.
8. Toegang op locatie, te voorziene ruimte, stroom & wireless internet; opbouw en afbouw van photobooth
Bij aankomst van Snapfactory op het afgesproken tijdstip en adres voor opbouw (en nadien voor afbouw) zal een vertegenwoordiger van de Klant aanwezig ziin en voor vrije, ongehinderde toegang zorgen voor de verplaatsing van de photobooth (op een rolwagen van Snapfactory).
Klant en Snapfactory zullen onderling een specifiek tijdstip van aankomst op de afgesproken locatie ; dit dient uiterlijk één uur voor de start van afgesproken Gebruikstermijn te zijn. De Klant is verantwoordelijk voor het op de hoogte stellen van de aankomsttijd van Snapfactory op locatie van het evenement.
De photobooth wordt enkel en alleen door medewerkers van Snapfactory geleverd en geïnstalleerd. Indien nodig verwacht Snapfactory wel assistentie van de Klant of de locatie bij de installatie van de photobooth.
Wanneer er door toedoen van de Klant of de omstandigheden op de locatie niet op de afgesproken begintijd met het opstellen en de inwerkingstelling kan worden gestart, zal de Huurperiode (m.i.v. de aan te rekenen Gebruikstermijn) toch vermoed worden door te lopen en te eindigen volgens het vooraf overeengekomen tijdslot.
Plaatsing en installatie van de photobooth is altijd op de begane grond, tenzij de photobooth met behulp van een vaste of mobiele lift naar een andere verdieping kan worden verplaatst. De Klant is verantwoordelijk voor het checken van de juiste afmetingen van de lift.
De Klant zorgt voor een geschikte een droge en beschutte ruimte voor de photobooth op de aangewezen locatie. De minimale technische voorschriften zijn : 3 meter diep x 3 meter breed x 2,5 meter hoog met een droge stabiele ondergrond). De Klant is ook verantwoordelijk voor het leveren van een stroombron en energie voor de photobooth (220V, geaard stopcontact op minder dan 15 meter afstand). Er moet op de precieze locatie van de photobooth ook voldoende stabiele en kosteloze 4G mobiel bereik, en bij gebreke daaraan WiFi-bereik, geregeld door de Klant (als eventorganisator of via de locatie uitbater), voorzien zijn. Dit is noodzakelijke voor de datacommunicatie tussen de photobooth en de helpdesk van Snapfactory, die de werking en het gebruik van het apparaat op afstand kan monitoren (incl. overname van scherm bij een technische interventie op afstand).
Als het event op een buitenlocatie wordt gehouden (dit kan afhankelijk van de voorgestelde locatie/plaats enkel per geval vooraf schriftelijk door Snapfactory toegestaan worden in de periode van mei t.e.m. september), dient de Klant tijdens het evenement als voorzorg een beschermende tentbedekking (tegen regenval of direct zonlicht) klaar te hebben staan bij de montage. Snapfactory zal haar apparatuur slechts één keer opzetten en afbreken. Zelf verplaatsen van de photobooth door de Klant of door derden is niet toegestaan, uitgezonderd voor dringende evacuatie in noodgevallen. Als er slecht weer is (bv. wind, regen, sneeuw, storm, koude (minder dan 10 graden), hitte (boven 30 graden)) en de photobooth uit voorzorg afgesloten moet worden, wordt het geld niet gerestitueerd, zelfs al het evenement zelf hierdoor geïmpacteerd of stopgezet wordt
Snapfactory is niet verantwoordelijk wanneer de photobooth niet op de gewenste locatie kan worden geplaatst als deze niet voldoet aan de technische installatie-eisen zoals die vooraf gecommuniceerd werden. Snapfactory behoudt zich ook het recht om de Gebruikstermijn niet in te laten gaan waarbij het volledige factuurbedrag door de Klant verschuldigd blijft.
Eens de photobooth op een welbepaalde plaats geïnstalleerd is, mag die niet meer verplaatst worden.
Tenzij anders overeengekomen is met de Klant zal de photobooth altijd spoedig na afloop, aansluitend tegen het einde van de afgesproken Huurperiode worden afgebouwd en weggevoerd. Wanneer Snapfactory later af dient te bouwen geldt hiervoor een toeslag, afhankelijk van de overeengekomen Huurperiode.
9. Technische support tijdens Gebruikstermijn
Snapfactory zal betrachten om de photobooth operationeel te houden gedurende minimaal 95% van de effectieve Gebruikstermijn voor de Klant. Af en toe kunnen werkzaamheden worden onderbroken voor normaal onderhoud van de photobooth, d.w.z. het vervangen van inktpatronen, afdrukpapier enz. Als de normale onderhoudstijd langer duurt dan 5% van de Gebruikstermijn van de Klant, krijgt de Klant voor de hoeveelheid tijd dat de photobooth onbruikbaar is, een pro rato berekend bedrag als korting.
In volgende gevallen garandeert Snapfactory nooit dat de photobooth functioneert:
- (poging tot) openen of verplaatsen van de photobooth
- de stekker van de photobooth wordt (on)bewust uit het stopcontact gehaald
Bij eventuele problemen/pannes/incorrect functioneren/vragen/opmerkingen/… tijdens de Gebruikstermijn kan Snapfactory op het bezorgde telefoonnummer (tel: 016/797975) gecontacteerd worden.
De technische support voor de werking en het gebruik van de photobooth gebeurt doorgaans op afstand (incl. via remote monitoring en overname van scherm bij een technische interventie op afstand). Enkel indien noodzakelijk volgens eigen oordeel van Snapfactory kan een medewerker uitzonderlijk ook ter plaatste om on-site support te bieden.
Ingeval van een technische issue op het evenement die niet langer duurt dan 30 minuten (vanaf het moment dat Snapfactory de melding ontvangt) blijven de prijzen en voorwaarden ongewijzigd.
Bij een meer langdurig onderbreking op het evenement er gekeken zal worden naar een passelijke korting maar geen tenietdoening van het volledige factuurbedrag.
Mocht de photobooth niet correct functioneren waarbij Snapfactory het probleem niet opgelost krijgt, dan kan Snapfactory niet aansprakelijk gesteld worden voor de impact op het verdere verloop van het evenement.
Bij elk pakket dat volgens haar beschrijving standaard ook fysieke fotoafdruk inbegrijpt, zal de Gebruiker per afzonderlijke fotosessie, ongeacht het aantal geportretteerde personen, één unieke fysieke fotoafdruk op fotopapier ter plaatse via de photobooth ontvangen en kan deze geen extra fysieke foto-exemplaren afdrukken, tenzij dit vooraf als betalende extra (via offerte) aanvaard werd en dit door Snapfactory zo in de photobooth geprogrammeerd werd.
Ook wanneer de fotoprinter er niet in slaagt de inbegrepen foto’s per fotosessie ter plaatse af te drukken (bv. als het fotopapier op is of als de printer uitgeschakeld is), slaat de photobooth de foto’s permanent digitaal op. Ter vervanging en als enige afdoende compensatie kan Snapfactory in zulk geval de gemiste fotoafdrukken aldus achteraf ook op aanvraag voor de foto’s naar keuze van de Klant laten bijdrukken (één afdruk per fotosessie) zonder meerprijs ten opzichte van het afgenomen photobooth package, en deze eenmalig en gecentraliseerd aan de Klant per post toezenden (dit met het oog op eventuele verdere verspreiding onder de gasten door de Klant).
Alle digitale kopieën van de foto’s die door de photobooth op de datum van het evenement zijn gemaakt, worden in opdracht van de eventorganisator maximaal 9 maanden in de systemen van Snapfactory als externe technisch dienstverlener bewaard. Snapfactory zal de Klant binnen 14 dagen na het event, via een unieke én eenmalig functionerende beveiligde link, toegang geven tot een beveiligde website waarop de verantwoordelijke persoon van de Klant zelf éénmalig kan inloggen met de mogelijkheid om de digitale bestanden naar keuze voor eigen gebruik te downloaden (bv. om deze naar keuze op eigen kosten te laten bijdrukken en/of voor verdere verspreiding naar de eventgasten onder eigen verantwoordelijkheid).
10. Verplichtingen en aansprakelijkheid van huurder / Snapfactory
De tijdelijke terbeschikkingstelling van de photobooth en accesoria kwalificeert als een tijdelijke verhuring van roerende goederen die altijd in eigendom en bezit van Snapfactory blijven.
De photoboot bevat aan de achterkant een eigendomsplaatje van Snapfactory dat nooit verwijderd mag worden om vermenging met de andere inboedel of inbeslagname door derden te vermijden.
Snapfactory kan op basis van haar eigendomsrecht en haar wettelijk voorrecht als verhuurder al haar zakelijk rechten op haar goederen op elk moment en zonder formaliteiten uitoefenen met recht tot betreding van de locatie. Onderverhuring is niet toegelaten.
De Klant verklaart de gehuurde goederen (o.m. de photobooth en haar accessoria bijhorende Wifi Antenne, 4G modem, camera, scherm en fotoprinter) en optionele artikelen (flits en achtergrondscherm, … ) in goede staat te hebben ontvangen, deze in exact diezelfde staat te bewaren en aldus onmiddellijk bij afloop van de Huurperiode weer aan Snapfactory te zullen teruggeven.
Snapfactory zal altijd foto’s van de door haar geplaatste photobooth op de locatie nemen voor bij de oplevering bij de Klant én onmiddellijk na het evenement als bewijs van de goede en werkende status van photobooth (vergelijkbaar met een plaatsbeschrijving bij verhuring). De Klant kan uiterlijk bij de oplevering vooraf schriftelijk opmerkingen formuleren over reeds voorafbestaande slijtage of kleine visuele beschadigingen, anders worden deze van rechtswege vermoed niet te bestaan.
Tijdens de periode van terbeschikkingstelling op de locatie (vanaf de montage tot aan de afbouw door Snapfactory) als m.i.v. de Gebruikstermijn is de Klant aansprakelijk voor de photobooth. De Klant zal de gehuurde goederen op de locatie “een goede huisvader” bewaren en behandelen. De Klant moet zich te allen tijde gedragen zoals een voorzichtig en redelijk persoon geplaatst in dezelfde omstandigheden.
De Klant is gehouden tot teruggave van de gehuurde zaak in exact dezelfde staat als op het moment van de inhuurneming.
Klant erkent dat hij volledig verantwoordelijk is voor alle risico’s, ongeacht de veroorzaker (door de Klant, hun werknemers of hun gasten, of andere aanwezigen of derden), die zich kunnen voordoen voor enige schade of verlies aan de photobooth veroorzaakt door: a) misbruik of beschadiging van de apparatuur door de Klant of zijn gasten (anders dan normale slijtage of gerapporteerde schade vóór het evenement), of b) diefstal, inbraak op locatie, verdwijning, of ramp (inclusief maar niet beperkt tot brand, watersnood, ongeval).
Het volledige schadebedrag zal dan in zijn geheel verhaald worden op de Klant. Bij een beschadiging aan of diefstal van de photobooth en of het materiaal ervan zal de Klant en/of zijn verzekering dan hiervoor ook in functie daaruit voortvloeiende expertise, minwaarde en herstellingskosten een overeenstemmende schadevergoeding aangerekend worden, dit tot maximaal 5000 Euro (excl. btw).
Alle opgenomen verbintenissen van Snapfactory zijn steeds inspanningsverbintenissen. In geen geval zal Snapfactory aansprakelijk zijn voor enige schade (inclusief maar niet beperkt tot schade voor verlies van gegevens of winst, of als gevolg van bedrijfsonderbreking) die voortvloeit uit het gebruik of het onvermogen om de photobooth of de uitnodigingswebsite te gebruiken.
Snapfactory, of zijn aangestelde(n)/medewerker(s), kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen noch voor andere schadelijke gevolgen die zouden kunnen voortvloeien uit het gebruik van de ter beschikking gestelde apparatuur.
Als er geen service wordt ontvangen om technische redenen die uitsluitend aan de photobooth zelf toe te schrijven vallen, is de maximale aansprakelijkheid van Snapfactory de terugbetaling van alle betalingen die van de Klant zijn ontvangen.
Snapfactory, of zijn aangestelde/medewerker, kan nooit aansprakelijk zijn voor bedrijfsschade, gevolgschades, gemiste kansen of omzetderving van de Klant en/of de eventdeelnemers.
11. Overmacht
Snapfactory kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele onvoorziene vertragingen of tekortkomingen in het uitvoeren haar verplichtingen die buiten de macht van het bedrijf zelf vallen.
Snapfactory heeft het recht om de Overeenkomst op te schorten zonder kosten en met terugbetalen van het voorschot tot 5 werkdagen voor het evenement en in uitzonderlijk gevallen van overmacht (bv. onvoorzienbaar logistiek of dringend medisch probleem, of dwingende maatregel van overheidswege (bv. sanitaire verplichtingen Covid) buiten haar controle om) tot op het moment van evenement zelf.
Snapfactory zal er alles aan doen om op de locatie aan te komen. Indien er zich omstandigheden voordoen buiten de macht van Snapfactory, waardoor de locatie niet bereikt kan worden (bijvoorbeeld extreme weersomstandigheden of transportproblemen), zal Snapfactory de Klant hier zo spoedig mogelijk over inlichten. Wanneer Snapfactory de locatie daardoor niet kan bereiken, volgt een volledige teruggave van het huurbedrag, weliswaar met aftrek van de forfaitaire administratiekosten van 50 Euro en verplaatsingskosten minimaal ten belope van 25 Euro.
12. Vrijwaring
Klant zal Snapfactory direct vrijwaren tegen en volledig schadeloosstellen alle aansprakelijkheid met betrekking tot of veroorzaakt door het evenement of door de locatie waarop de photobooth geplaatst wordt.
Klant vrijwaart Snapfactory en haar aangestelden tegen alle aansprakelijkheid in verband met het gebruik van foto's gemaakt door de photobooth op het evenement van Klant.
De Klant gaat integraal inhoudelijk akkoord met het « SNAPFACTORY’S BELEID INZAKE BEELDRECHTEN EN PRIVACY: BEELDOPNAME EN GEBRUIK VAN DE GEMAAKTE FOTO’S » (afgekort als ‘Snapfactory photobooth beleid’ - zie tekst in bijlage), en zal dit beleid één op één (back-to-back) overnemen en bij en ten aanzien van de eventdeelnemers proactief bekendmaken, promoten, en de naleving ervan actief monitoren en zo nodig ook gepast sanctioneren (bv. inzake het zedig gebruik van de photobooth en de foto’s volgens algemeen aanvaard goed fatsoen en niet strijdig met de openbare orde)
Bovendien stemt Klant hierbij vrij ermee in om Snapfactory volledig te ontslaan en geheel te vrijwaren van enige aansprakelijkheid die voortvloeit uit het schenden van ‘Snapfactory photobooth beleid’ zoals onder het meer bij het maken van enige foto of enige daaropvolgende verwerking of publicatie daarvan, door eender wie anders dan Snapfactory, inclusief maar niet beperkt tot claims wegens smaad of inbreuk op de privacy of het portretrecht en verwerking van persoonsgegevens.
13. Verzekering
Verzekeringen van de gehuurde photobooth tijdens de Huurperiode op de locatie vallen uitsluitend ten laste van de Klant. Klant zal verplicht als eventorganisator een eigen burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering voor het evenement, in combinatie met een brandverzekering (met ‘afstand van verhaal bij verhuur’) afsluiten.
Indien er aparte uitbater/zaalverhuurder is, zal deze verplicht onder meer zijn objectieve aansprakelijkheid van de locatie/zaal inclusief de aanwezige inboedel (inclusief gehuurd materiaal van Snapfactory) volledig via een eigen verzekering moeten dekken.
Snapfactory kan deze verzekeringsbewijzen te allen tijde via de Klant opvragen.
14. Voortijdige beëindiging van de huur
Snapfactory kan uitzonderlijk en naar eigen goeddunken de lopende verhuring van de photobooth voortijdig (dus ook reeds voor of tijdens het evenement) en per direct van rechtswege beëindigen (telefonisch en/of per e-mail) bij vaststelling of melding van:
- dreigende of onveilige situatie op het evenement of de locatie of intolerant, onhandelbaar of dreigend gedrag van Klant of haar gasten of derden tegen personeel van Snapfactory
- zwaarwichtig verkeerd gebruik van de photobooth of andere materialen die toebehoren aan Snapfactory toerekenbaar aan de Klant en/of aanwezigen op de locatie.
- schade of dreigende beschadiging of in gevaar brengen van de photobooth of andere materialen toerekenbaar aan de Klant en/of aanwezigen op de locatie.
- onvoldoende 4G of WiFi dekking op de locatie
Snapfactory zal waar redelijk nog mogelijk vooraf altijd nog een poging ondernemen om samen met de Klant en/of locatie-uitbater het voorval op te lossen voordat wordt overgegaan tot het voortijdig beëindigen van de huur.
In dat geval blijft het volledige factuurbedrag voor de verhuring verschuldigd en wordt de resterende Huurperiode niet gerestitueerd, noch kan Snapfactory voor tussenkomst aangesproken worden voor de (in)directe impact en gevolgschade op het evenement.
15. Overige bepalingen
Tezamen met de door Klant ingevulde en ondertekende offerte-bestelling (zonder enige voorbehoud) of bij gebreke daaraan de conforme factuur uitgaande Snapfactory, vormen deze Algemene Voorwaarden (m.i.v. het Snapfactory photobooth beleid inzake beeldrechten en privacy) de volledige Overeenkomst tussen Snapfactory en Klant en deze zal niet kunnen worden gewijzigd behalve schriftelijk, ondertekend door beide partijen onder vorm van een bijlage.
Enkel het Belgische recht is van toepassing. Alle geschillen die niet binnen een redelijke termijn van minstens 30 dagen op een minnelijke manier tussen Partijen opgelost worden, zonder afbreuk van spoedeisende procedures in kortgeding, worden exclusief voorgelegd aan de bevoegde rechter binnen het gerechtelijk arrondissement van de maatschappelijke zetel van Snapfactory (thans: de rechtbanken van Oost-Vlaanderen).